Privacy Policy

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ 
 

Prostřednictvím těchto Zásad ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) informujeme subjekty údajů, jejichž osobní údaje zpracováváme, o veškerých činnostech zpracování a o zásadách ochrany soukromí subjektů údajů.

1.Odpovědné osoby

Správce osobních údajů:

SeCesPol - CZ, s.r.o. ., IČ 251 48 770, sídlem Na Hůrce 1041/2, 161 00 Praha - Ruzyně
(dále také jen „my“, „naše“ nebo „nás“)

Kontaktní osoba správce:

Jednatel společnosti
Telefon: : +420 241 441 892
Email:       info@secespol.cz 

2.Základní pojmy

 

GDPR:

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES účinné od 25. 5. 2018.

Osobní údaj:

Osobním údajem se ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, (tj. o subjektu údajů = Vás).

Zvláštní osobní údaj:

Zvláštním osobním údajem se rozumí údaj o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

Subjekt údajů = Vy:

Subjektem údajů se myslí identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, přičemž identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Kategorie subjektů údajů

Účel zpracování osobních údajů

Právní základ a zpracovávané osobní údaje

Doba zpracování

Naši zákazníci (a účastníci akcí) a dodavatelé

Plnění a realizace smluv uzavřených se zákazníky, dodavateli a účastníky akcí

  • Právním základem je plnění smlouvy.
  • Většinu zákazníků tvoří právnické osoby, u nichž zpracováváme kontaktní údaje fyzických osob, s nimiž v rámci uzavírání a plnění smlouvy komunikujeme. Výjimečně obchodujeme s podnikajícími fyzickými osobami, o nichž zpracováváme identifikační údaje (zejména jméno, příjmení), kontaktní údaje (zejména doručovací adresu nebo adresu bydliště, e-mail, telefon), účetní údaje (zejména číslo bankovního účtu), údaje o aktuálních objednávkách a o uplatněných reklamacích. 

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu.

Uplatňování nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy

  • Právním základem je náš oprávněný zájem.
  • O zákaznících a dodavatelích z řad fyzických osob zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje, historii objednávek a reklamací, historii komunikace. Tyto údaje jsou po ukončení smlouvy nezbytné pro vyřizování reklamací, vymáhání pohledávek a jiných povinností ze smluv uzavřených mezi námi a našimi zákazníky. V rámci této dokumentace mohou být uchovány i identifikační a kontaktní údaje fyzických osob zastupujících právnické osoby.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let od ukončení smluvního vztahu a je-li zahájeno správní nebo soudní řízení, pak po celou dobu těchto řízení.

Šíření obchodních sdělení v podobě emailových newsletterů obsahujících nabídku

zboží a aktuality

 

  • Právním základem je náš oprávněný zájem.
  • Ke zpracování identifikačních a kontaktních osobních údajů zákazníků a dodavatelů dochází za účelem šíření obchodních sdělení v souladu se zákonem č. 480/2004 Sb.
  • V případě, že osobu nelze považovat za našeho zákazníka ve smyslu zákonač. 480/2004 Sb., zasíláme jí obchodní sdělení jen s jejím výslovnýmsouhlasem.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány na dobu neurčitou až do okamžiku, kdy se příjemce odhlásí z odběru.

Plnění našich povinností v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní 

  • Právním základem je plnění právních povinností, které nám ukládají právní předpisy jako zákon o účetnictví nebo zákon o dani z přidané hodnoty.
  • Zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje, účetní údaje, historii objednávek a reklamací, historii komunikace. Tyto údaje jsou po ukončení smlouvy nezbytné pro vyřizování případných reklamací, vymáhání pohledávek a jiných povinností ze smluv uzavřených mezi námi a našimi zákazníky, dodavateli

Za tímto účelem mohou být osobní údaje

zpracovávány až po dobu

5 letod konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnila transakce. 

 

 

nebo účastníky akcí.

 

Potenciální zákazníci a dodavatelé

Oslovování nových zákazníků a dodavatelů a evidence výsledku jednání

  • Právním základem je náš oprávněný zájem.
  • Zpracováváme identifikační údaje, kontaktní údaje a informace o výsledku jednání s potenciálními zákazníky a dodavateli, ať již jde o podnikající osoby fyzické nebo o kontaktní osoby v osobách právnických.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu neurčitou (do uplatnění práva na výmaz).

Uchazeči o zaměstnání

Posouzení vhodnosti uchazeče o zaměstnání při výběrovém řízení a opětovné oslovení  s nabídkou práce

  • Právním základem je nezbytnost údajů pro jednání o uzavření smlouvy, a to včetně opětovného oslovení v případě zrušení pracovního poměru s jiným vybraným uchazečem ve zkušební době.V případě pozdějšího opětovného oslovení s nabídkou práce je právním základem Váš souhlas.
  • Shromažďujeme identifikační, kontaktní, osobní údaje a údaje o vzdělání a pracovních zkušenostech uchazečů o zaměstnání za účelem probíhajícího výběrového řízení a případného znovu oslovení při zrušení pracovního poměru s jiným vybraným uchazečem ve zkušební době.

Osobní údaje jsou za tímto účelem zpracovávány po dobu 6 měsíců od zrušení výběrového řízení nebo od nástupu jiného vybraného uchazeče na inzerovanou pozici jako zaměstnanec. Pro delší uchování údajů za účelem opětovného oslovení uchazeče potřebujeme Váš souhlas, který platí 3 roky nebo do jeho odvolání.

Případné prokázání dodržení zákazu diskriminace a povinnosti rovného zacházení dle zákona o zaměstnanosti při výběrovém řízení na zaměstnance

  • Právním základem je náš oprávněný zájem.
  • Shromažďujeme identifikační, kontaktní osobní údaje a údaje o vzdělání a pracovních zkušenostech uchazečů o zaměstnání za účelem případného prokázání souladu postupu při výběrovém řízení na pozici zaměstnance s ustanoveními zákona o zaměstnanosti o zákazu diskriminace a povinnosti rovného zacházení.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let od ukončení výběrového řízení, v případě probíhajícího řízení po celou dobu řízení.

Všechny kategorie subjektů údajů

Bezpečnost a ochrana majetku

  • Právním základem je náš oprávněný zájem.
  • Záznam z kamerového systému z dílen a skladu zpracováváme za účelem zachycení situací, které vedly ke vzniku škody.

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 7 dní a v případě incidentu po dobunezbytnou pro jeho vyřešení.

 

Zpracování osobních údajů:


Zpracováním osobních údajů se ve smyslu čl. 4 odst. 2 GDPR myslí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Správce:

Správcem se ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny  právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní  kritéria pro jeho určení; tedy i Společnost.

Zpracovatel:

Zpracovatelem se ve smyslu čl. 4 odst. 8 GDPR fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce; tedy i někteří obchodní partneři Společnosti, kteří na pokyn a dle požadavků Společnosti, resp. odpovědného zaměstnance Společnosti vykonávají pro Společnost jako správce zpracování osobních údajů.

Dozorový úřad:

Dozorovým úřadem se v České republice rozumí Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „ÚOOÚ“).

Rizikové zpracování:

Rizikovým zpracování se rozumí zpracování, které pravděpodobně představuje riziko pro práva a svobody subjektů údajů, zpracování není příležitostné, nebo zahrnuje zpracování zvláštních kategorií údajů uvedených nebo osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů uvedených v článku 10 GDPR.

3.Kategorie subjektů, zpracovávané osobní údaje, účel, právní základ a doba zpracování osobních údajů

 

Osobní údaje zpracováváme za jednoznačně vymezeným účelem:

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování – viz tabulka výše. Po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovávány pouze pro účely státní statistické služby, pro účely vědecké a pro účely archivnictví.

4.Příjemci osobních údajů a předání osobních údajů mimo Evropskou unii

 

V odůvodněných případech můžeme předat Vaše osobní údaje i jiným subjektům (dále jen „příjemci“).

Může dojít k předání osobních údajů těmto příjemcům:

  • zpracovatelé, kteří zpracovávají Vaše osobní údaje dle našich pokynů a vztahy s nimiž jsou ošetřeny dle náležitostí článku 28 GDPR:

    • systém komplexní správy podniku, a to pouze za účelem správy a technické podpory systému

    • poskytovatel serveru

    • poskytovatelé různých forem zabezpečení (firewallu, antiviru) oposkytovatel emailového klienta

  • orgány veřejné moci a jiné subjekty, jestliže to vyžaduje platný právní předpis;

  • jiné subjekty v případě neočekávané události, ve které je poskytnutí údajů nezbytné za účelem ochrany života, zdraví, majetku nebo jiného veřejného zájmu nebo je-li to nezbytné k ochraně našich práv, majetku či bezpečnosti.

Vaše osobní údaje nepředáváme do tzv. třetích zemí, tedy do zemí, v nichž by neplatil standard ochrany osobních údajů, který zaručuje GDPR.

5.Zásady zpracování osobních údajů

 

Zákonnost

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými právními předpisy, zejména s GDPR. 

Souhlas subjektu údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze způsobem a v rozsahu, ke kterému jste nám udělil/a souhlas, je-li souhlas titulem zpracování.

Minimalizace a omezení zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, ve kterém je to nezbytné pro dosažení účelu jejich zpracování, a po dobu ne delší, než je nezbytné pro dosažení účelu jejich zpracování.

Přesnost zpracovávaných osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme s důrazem na jejich přesnost. Za použití přiměřených prostředků zpracováváme osobní údaje aktualizované.

Transparentnost

Prostřednictvím těchto Zásad a kontaktní osoby máte možnost seznámit se se způsobem, jakým Vaše osobní údaje zpracováváme, jakož i s jejich rozsahem a obsahem.

Účelové omezení

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu a v souladu s tímto účelem.

Bezpečnost

Osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje jejich náležité zabezpečení, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.  

6.Automatizované individuální rozhodování a profilování

 

Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, a to ani na základě profilování.

Automatizovaným individuálním rozhodováním vč. profilování se obecně rozumí jakákoli forma rozhodnutí založená na automatizovaném zpracování osobních údajů, tj. bez lidského zásahu, spočívajícím mimo jiné na hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k subjektu údajů, zejména za účelem rozboru nebo odhadu resp. analýzy či předvídání aspektů týkajících se jeho pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu.

7.Vaše práva jako subjektu údajů

 

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo požadovat od nás přístup k osobním údajům týkajícím se Vaší osoby. Zejména máte právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, námi jsou či nejsou zpracovávány, a dále na poskytnutí dalších informací o zpracovávaných údajích a způsobu zpracování ve smyslu příslušných ustanovení GDPR (účel zpracování, kategorie osobních údajů, příjemci, plánovaná doba uložení, existence Vašeho práva požadovat opravu, výmaz, omezení zpracování nebo práva vznést námitku, zdroj osobních údajů a právo podat stížnost). V případě, že o to požádáte, poskytneme Vám kopii osobních údajů, které o Vás zpracováváme, a to bezplatně. V případě opakované žádosti můžeme za poskytnutí kopie účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům na zpracování.

Pro získání přístupu k Vašim osobním údajům využijte kontaktní osobu.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud ke zpracování dochází na základě souhlasu

Máte právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, které jsou námi na základě tohoto souhlasu zpracovávány.

Odvolat souhlas můžete prostřednictvím kontaktní osoby.

Právo na opravu, omezení nebo výmaz

Zjistíte-li, že námi o Vás vedené osobní údaje jsou nepřesné, můžete požadovat, abychom tyto údaje bez zbytečného odkladu opravili. Je-li to s ohledem na konkrétní okolnosti případu přiměřené, můžete rovněž žádat i doplnění údajů, které o Vás vedeme.

Opravu, omezení zpracování nebo výmaz údajů můžete požadovat prostřednictvím kontaktní osoby.

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu vymazali námi zpracovávané osobní údaje, které se Vás týkají, a to v následujících případech:

  • odvoláte-li souhlas se zpracováním osobních údajů a na naší straně není dán žádný jiný oprávněný důvod pro jejich zpracování, který by převažoval nad Vaším právem na výmaz;

  • vznesete-li námitku proti zpracování osobních údajů (viz níže);

  • Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které jsme je shromáždili nebo jinak zpracovávali; 

  • osobní údaje byly námi zpracovány protiprávně; 

  • osobní údaje byly námi shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti osobě mladší 18 let;

  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo v českém právním řádu, která se na nás vztahuje. Požadovat výmaz v těchto případech můžete prostřednictvím kontaktní osoby.

Právo požadovat výmaz osobních údajů není dáno v situaci, kdy je zpracování nezbytné 

  • pro výkon práva na svobodu projevu a informace;

  • k splnění našich právních povinností;

  • z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;

  • pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by výmaz údajů znemožnil nebo vážně ohrozil splnění cílů uvedeného zpracování;

  • pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Zda existují důvody nemožnosti využít právo na výmaz, se můžete dozvědět prostřednictvím kontaktní osoby.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na to, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy: 

  • popíráte přesnost osobních údajů. V tomto případě omezení platí na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit.

  • zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití.

  • Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; 

  • vznesete námitku proti zpracování (viz níže). V tomto případě omezení platí na dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody na naší straně převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

V době omezení zpracování osobních údajů můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat (s výjimkou jejich uložení) pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby našich právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu. Jak je uvedeno výše, omezení zpracování můžete požadovat prostřednictvím kontaktní osoby.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, a to v následujících případech:

  • V případě, že jsou osobní údaje zpracovávány z důvodu, že je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým jsme pověřeni, nebo pro účely našich oprávněných zájmů, a Vy vznesete proti zpracování námitku, nemůžeme osobní údaje dále zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

  • Pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu a vznesete proti zpracování námitku, nebudeme již osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.

  • Jsou-li Vaše osobní údaje zpracovávány pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely, nebudeme je dále zpracovávat, ledaže je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného z důvodů veřejného zájmu. Námitku můžete podat u kontaktní osoby.

Právo na přenositelnost údajů

V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu či z důvodu, že je to nezbytné k splnění smlouvy uzavřené mezi námi, máte právo od nás získat osobní údaje, které se Vás týkají, a které jste nám poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, jsou-li tak osobní údaje námi zpracovávány. Máte právo předat tyto údaje jinému správci údajů nebo požadovat, abychom tyto údaje poskytli přímo jinému správci údajů, je-li to technicky proveditelné. 

Pro získání Vašich osobních údajů se obraťte na kontaktní osobu.

Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování

V současné době nepoužíváme osobní údaje k automatizovanému rozhodování. V opačném případě máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká.  

Toto neplatí v případě, že:

  • automatizované rozhodování umožňuje právní předpis;

  • automatizované rozhodování je nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy uzavřené mezi námi;

  • došlo k udělení Vašeho výslovného souhlasu s automatizovaným rozhodováním.

Právo získat informace o porušení zabezpečení Vašich osobních údajů

Je-li pravděpodobné, že následkem porušení našeho zabezpečení bude vysoké riziko pro Vaše práva a svobody, oznámíme Vám toto porušení bez zbytečného odkladu. Pokud pro zpracování Vašich osobních údajů byla použita náležitá technická nebo organizační opatření zajišťující například nesrozumitelnost pro neoprávněnou osobu nebo bychom dodatečnými opatřeními zajistili, že se vysoké riziko neprojeví, informace o porušení Vám předávat nemusíme.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů dochází k porušení povinností stanovených v GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu. Dozorovým orgánem v ČR je Úřad pro ochranu osobních údajů.

 

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7

telefon: 234 665 111 E-mail: posta@uoou.cz Datová schránka: qkbaa2n

www.uoou.cz

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 25. 5. 2018.
 

Přílohy